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Vielfältige Veränderungen im Rathaus in Oberstenfeld – mit der Bitte um Beachtung

Im Jahr 2018 hat die Gemeindeverwaltung gemeinsam mit Bürgermeister Markus Kleemann eine Organisationsuntersuchung in Auftrag gegeben. Ziel war es, durch entscheidungsbereite, motivierte und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine noch effektivere, effizientere und bürgerfreundlichere Verwaltung zu schaffen. Hierzu galt es, artgleiche Aufgaben weitestgehend zu bündeln und damit den Abstimmungsbedarf zu verringern sowie möglichst für jedes Anliegen einen Ansprechpartner zu definieren. Dies schafft Transparenz und Klarheit, sowohl nach außen für die Bürgerinnen und Bürger, als auch nach innen für die Kolleginnen und Kollegen.Im Rahmen der Untersuchung wurden die vorhandenen Strukturen und Gegebenheiten durch die Gemeindeprüfungsanstalt betrachtet und Anpassungspotentiale aufgezeigt. Nachdem die Vorschläge in den vergangenen Monaten intensiv und unter enger Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf die örtlichen Gegebenheiten aufgearbeitet wurden, werden die sich daraus ergebenden Ergebnisse nun nach und nach umgesetzt. In einem ersten Schritt wurden zum 1. Januar 2020 die Öffnungszeiten angepasst sowie die räumliche Zuordnung im Rathaus optimiert.Seit Anfang 2020 gelten im Rathaus mit Bürgerbüro einheitlich folgende Öffnungszeiten:

Montag 9-12.30 Uhr  
Dienstag 8-12.30 Uhr 14-18.30 uhr
Mittwoch 8-12.30 Uhr  
Donnerstag 8-12.30 Uhr 14-16 Uhr
Freitag 8-12.30 Uhr  

Weiter sind im Rathaus die drei Ämter und damit die Kolleginnen und Kollegen, die eng zusammenarbeiten oder sich gegenseitig vertreten, räumlich näher zusammengerückt. Damit werden Abstimmungsgespräche erleichtert und informelle, aber sehr wichtige Tür-und-Angelgespräche besser ermöglicht. Auch die Wahrnehmung der Führungsverantwortung durch die jeweiligen Amts- und Teamleiterinnen sowie -leiter wird vereinfacht.

Doch nicht nur räumlich gab es einige Veränderungen, auch organisatorisch werden zum 1. Februar 2020 einige Anpassungen vorgenommen und die Organisations- und Aufgabenstruktur neu organisiert.Hinsichtlich des Verwaltungsaufbaus bleibt die Gemeindeverwaltung Oberstenfeld in ihren Grundstrukturen bestehen. Bürgermeister Markus Kleemann, als Verwaltungsleiter, sind weiterhin drei Ämter unterstellt, das Hauptamt, das Bauamt und das Amt für Finanzen. Die drei Ämter werden teilweise untergliedert in Teams, um Hierarchien und Zuständigkeiten klar zu definieren und effiziente Leitungsspannen zu schaffen. Details dazu entnehmen Sie bitte dem nachfolgenden Verwaltungsgliederungsplan sowie den Organigrammen der drei Ämter. Dabei stellen die blau hinterlegten Bereiche Teile der Rathausverwaltung, die grün hinterlegten Bereiche Außenstellen dar.

Verwaltungsgliederung

Hauptamt

Amt für Finanzen

Baumant

Hinsichtlich der Aufgabenstruktur wurden alle Tätigkeiten und Prozesse hinterfragt und die Zuordnung zum Amt, zum Team und zur jeweiligen Mitarbeiterin bzw. zum jeweiligen Mitarbeiter hinsichtlich einer effizienten Bearbeitung überprüft. Im Ergebnis wurden viele interne Prozesse umgestaltet und neu zugeordnet, was nach außen erst einmal nur mittelbar ersichtlich ist. Es wurden jedoch auch einige Anpassungen, die die Bürgerinnen und Bürger von Oberstenfeld, Gronau und Prevorst unmittelbar betreffen, vorgenommen. Nachfolgend finden Sie daher eine aktuelle Übersicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde Oberstenfeld, mit neuen Zimmernummern sowie die geänderten Zuständigkeiten, die in wenigen Stichworten aufgeführt sind. Nähere Informationen und weitere Details zu den Zuständigkeiten und den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern für Ihre Anliegen finden Sie auf der Homepage unter www.oberstenfeld.de in der Rubrik „Service – Mitarbeiter – was erledige ich wo?“. Für Rückfragen stehen Ihnen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung gerne persönlich, unter den unten aufgeführten Telefonnummern oder per E-Mail, wobei sich die E-Mailadresse jeweils aus dem Nachnamen, ergänzt um „@oberstenfeld.de“ zusammensetzt, zur Verfügung. 

07062/261 - Funktion Neue Aufgabe Zimmer
Bürgermeister      
Markus Kleemann Bürgermeister    
Magdalena Aisenbrey Assistentin Bürgermeister Geschäftsstelle Gemeinderat mit Ausschüssen und Gremienarbeit der Zweckverbände  
Hauptamt      
Ulrike Ebert Leiterin Hauptamt Städtepartnerschaft, Museen 80
Margit Luxenburger Assistentin Leiterin Hauptamt Mitteilungsblatt, Schülerbeförderung 81
Silke Gustmann Gesamtleiterin und Fachberaterin Kindertageseinrichtungen   82
Team Personal      
Jennifer Köster Stellv. Leiterin Hauptamt, Teamleiterin   91
Angelika Zimmermann Sachbearbeiterin   90
Silke Blank Sachbearbeiterin   92
Martina Jordan Amtsbotin   60
Team Bürgerbüro,  Sicherheit und Ordnung      
Diana Dubb Teamleiterin Archiv und Registratur 20
Andreas Ammer Gemeindevollzugsbediensteter   20
Nadine Lang Sachbearbeiterin Bürgerbüro   BB
Petra Huttenlocher Sachbearbeteirin Bürgerbüro    BB
Marion Zajac Sachbeabeiterin bürgerbüro   BB
Team Ehrenamt und Öffentlichkeitsarbeit      
Katrin Romero Sachbeabeiterin Vereinsförderung 86
Martina Weigel Sachbearbeiterin Vereinsförderung, Städtepartnerschaft 86
Amt für Finanzen      
Ingo Wörner Leiter Amt für Finanzen   77
Klaudia Tressl Assistentin Leiter Amt für Finanzen   76
Team Kasse und Buchhaltung      
Lena Wimmer Stellv. Leiterin Amt für Finanzen, Teamleitung   75
Zeynep Özkan Kassenverwalterin   73
Brigitte Hinterkopf Sachbearbeiterin   72
Timka Hottenrott Sachbearbeiterin   71
Team Steuern und Friedhof      
Heike Knittel Sachbearbeiterin   85
Bettina Krumrey Sachbearbeiterin   84
Bauamt      
Melanie Zimmer Leiterin Bauamt   43
Katrin Kaumeyer Assistentin Leiterin Bauamt Grundbucheinsichtsstelle, Ratschreiberin, Vorkaufsrech 42
Miriam Ehlert Stellv. Leiterin Bauamt Tief und Straßenbau mit Leitung Bauhof und Wasserversorgung sowie Zweckverband Gruppenklärwerk 40
Team Gebäude- und Flächenmanagement       
Cornelia Dutschmann Assistentin Sekretariat technische und kaufmännische Gebäudemanagement 22
Hans Dieter Helber Bautechniker Technisches Gebäudemanagement mit Instandhaltung aller gemeidnlichen Grbäude (öffentlich und privat)  
Dr. Ulrich Grunicke Ökologe   41
Susan Schumacher Sachbearbeiterin technisches und kaufmännisches Gebäudemanagement sowie Flächenmanagement 23
Bettina Margull Sachbearbeiterin kaufmännisches Gebäudemanagement und Flächenmanagement, Erschließungsbeiträge 23